1、PO : Purchase Order，訂單　　1．客戶詢盤：　　一般在客戶下Purchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業(yè)務部，做一些細節(jié)上的了解。

2、　　2．報價：　　業(yè)務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報價。

3、　　3．得到訂單：　　經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單Purchase Order。

【資料圖】

4、　　4．下生產訂單：　　得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。

5、　　5．業(yè)務審批：　　業(yè)務部收到訂單后，首先做出業(yè)務審核表。

6、按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。

7、合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。

8、審核表要由業(yè)務員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。

9、如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。

10、合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。

11、　　6．下達生產通知：　　業(yè)務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產：　　6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應業(yè)務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。

12、　　6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經(jīng)到賬。

13、　　6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認。

14、　　7． 驗貨：　　7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。

15、　　7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

16、　　7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。

17、確定后將驗貨時間通知工廠。

18、　　8．制備基本文件:　　工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應由業(yè)務跟單員制作，交給單證員）。

19、　　9．商檢：　　如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。

20、而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。

21、應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

22、　　10． 租船訂倉：　　10.1．如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。

23、應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。

24、應在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。

25、　　10.2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。

26、經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務員通告給客人。

27、如客人不同意時要另選客人認可的船公司。

28、開船前兩周書面定倉，程序同上。

29、　　10.3．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。

30、拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。

31、　　10.4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內容，以避免差錯。

32、　　11． 安排拖柜：　　11.1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。

33、拖車公司應選擇安全可　　靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。

34、要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。

35、如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。

36、并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等　　11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。

37、　　11.3．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。

38、要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

39、　　12．委托報關：　　在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。

40、通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。

41、委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。

42、　　13． 獲得運輸文件：　　13.1． 最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。

43、補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

44、　　13.2． 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。

45、仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。

46、如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。

47、　　13.3． 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。

48、支付運費應做登記。

49、　　14． 準備其他文件：　　14.1．商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。

50、發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。

51、發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。

52、L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。

53、如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

54、　　14.2．FORMA原產地證書：FORM A 原產地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。

55、需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。

56、未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關單，提單等文件。

57、經(jīng)香港轉運的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

58、　　14.3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。

59、可在發(fā)貨之后不太長的時間內補辦。

60、如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

61、　　14.4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。

62、有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

63、　　14.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。

64、要顯示每箱內裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。

65、按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。

66、要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。

67、裝箱單的重量，體積要于提單相符。

68、　　15．交單：　　15.1．采用L/C收匯的，應在規(guī)定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

69、　　15.2．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

70、　　15.3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。

71、拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

72、　　16．業(yè)務登記：　　每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。

73、　　17．文件存檔：　　所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

74、　　18．單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線等信息，為業(yè)務員報價提供幫助。

75、　　二、工令單是一種文件或排程,授權制造單位制造特定數(shù)量產品。

76、請購單就是申請購物計劃單。

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